Retraçant la répartition de l’actionnariat, la table de capitalisation constitue un document indispensable pour une bonne gestion de la société. Elle sera notamment demandée par les investisseurs dans le cadre d’une levée de fonds. Tenir une table de capitalisation sur Excel peut être possible au démarrage de l’entreprise, mais mieux vaut lui préférer la sécurité et la simplicité d’un logiciel dédié.
Indifféremment appelée cap table, ou table de capi, la table de capitalisation est un document qui répertorie les titres, instruments financiers et actions détenus par les actionnaires.
Le tableau de capitalisation retrace également l’historique de détention du capital social (création de la société, émission d’actions, suppression d’actions, attribution aux salariés…). Il est donc voué à évoluer fréquemment, retraçant ainsi l’equity story capitalistique de la société.
Il existe deux types de tables de capitalisation, respectivement fixe et dynamique :
La table de capitalisation sert notamment à :
D’un point de vue du fond, la table de capitalisation idéale doit contenir un certain nombre d’informations, qui permettent d’avoir de la visibilité sur :
Ainsi, un tableau de capitalisation sur Excel doit à minima faire figurer :
Concrètement, la table de capitalisation sur Excel comporte une ligne par actionnaire, et une colonne par nombre et nature de titres et pourcentage de détention. Il est aussi possible de prévoir une colonne supplémentaire pour la part de capital non dilué et une pour la part de capitale diluée.
Voici comment se présente une table de capitalisation sur Excel, avec trois scénarios : à l’immatriculation, après attribution d’actions convertibles et après levée de fonds.
*NFD : Non fully diluted.
Vous pouvez envisager de créer une table de capitalisation sur Excel au démarrage de votre activité, lorsqu’il existe peu d’actionnaires dans la société. À condition bien entendu de maîtriser la création de formules !
Par la suite, lorsque l’activité se développe, que des salariés avec accès au capital sont recrutés ou quittent la société et que des investisseurs entrent au capital, un simple formulaire Excel se révèle complexe à tenir, et ne fait pas très professionnel.
L’unique avantage du tableur Excel réside dans son coût. Vous pouvez vous équiper moyennant le prix d’une licence, et vous avez seulement à installer le logiciel sur votre ordinateur pour vous en servir.
Autre possibilité : opter pour un modèle de table de capitalisation Excel gratuit, téléchargeable sur un site internet. L’inconvénient de cette solution, c’est que le document est déjà pré-programmé, en fonction des choix du rédacteur. Il n’est donc pas forcément utilisable pour toutes les opérations sur le capital.
À mesure que l’activité de l’entreprise se développe, il devient de plus en plus difficile de mettre à jour la table de capitalisation sur Excel. Il faut intégrer de nouvelles lignes, colonnes ou formules de calcul, ce qui n’a rien d’évident et qui se révèle chronophage. Sans compter le risque d’erreurs !
Par définition humain, le teneur de compte peut se tromper dans la gestion d’une table de capitalisation sur Excel et par exemple :
Voici d’autres inconvénients à tenir d’une table de capitalisation sur Excel :
Vous l’avez compris, gérer sa table de capitalisation sur Excel doit rester une option à la marge, lorsque l’entreprise compte une petite poignée d’actionnaires. Mais même dans cette hypothèse, le risque d’erreurs de saisie, l’aspect fastidieux, long et chronophage du remplissage peut vous mener à préférer une solution dématérialisée.
Il existe ainsi des logiciels spécialisés dans la tenue de registres et de documents de société, comme Izikap. À la place de feuilles de calcul complexes, qui font courir le risque de perdre des données et demande trop de temps, le teneur de compte s’appuie sur une solution intuitive et analytique.
Le logiciel centralise les mouvements de titres intervenant dans la société sur un support dématérialisé. Ils alimentent en temps réel la table de capitalisation, qui se met à jour automatiquement.
Les logiciels spécialisés dans la tenue des documents de société comme Izikap utilisent les technologies de la blockchain et de la signature électronique pour assurer rapidité et sécurité des opérations, des données et du stockage.
Les ordres de mouvements et le registre de mouvements de titres constituent le socle pour alimenter et mettre à jour votre table de capitalisation. En version papier, les ODM doivent être signés par les parties prenantes, ce qui peut prendre du temps, en fonction des disponibilités de chacun ou des délais postaux. Avec le logiciel Izikap, vous faites signer électroniquement les ODM, et tout va plus vite.
Le registre de mouvements de titres et la table de capitalisation sont ensuite mis à jour. Vous êtes certain que les données seront les mêmes entre ces deux documents.
Par ailleurs, notre logiciel vous permet de consulter à tout moment la table de capitalisation et d’en proposer l’accès à des investisseurs ou d’autres actionnaires, en mode lecture seule.
La technologie de la blockchain, qui vient au service de la gestion de la table de capitalisation, rend infalsifiables et indestructibles les données. En effet, la duplication en blocs et sur de nombreux ordinateurs partout dans le monde vous garantit de disposer toujours d’un exemplaire à jour de la table de capitalisation.
La table de capitalisation dans sa version non fully diluted donne une vision de l’actionnariat d’une société à un instant T. La table de capitalisation fully diluted permet d’établir des simulations sur la répartition du capital une fois les titres convertis en actions.
Le tableau de capitalisation comporte des informations comme l’identité et la qualité des actionnaires (fondateurs, investisseurs, salariés), le nombre de titres détenus et leur proportion dans le capital. Il peut être tenu sur un fichier Excel, mais pour gagner du temps et limiter le risque d’erreurs de saisie, mieux vaut lui préférer une version dématérialisée, proposée par un logiciel spécifique comme Izikap.
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