La création de la blockchain en 2008 a permis de dématérialiser les échanges d’actifs numériques comme les crypto-monnaies. Rapidement, l’idée de transposer cette technologie sur d’autres secteurs comme le juridique s’est imposée.
Dans un souci de modernisation du droit des sociétés, le législateur a ouvert la possibilité de dématérialiser les registres de société depuis 2017. Quels sont ses avantages ? Comment mettre en place la dématérialisation des registres de société dans votre entreprise ? Réponses !
Selon le statut juridique choisi, vous devez tenir un certain nombre de registres de sociétés, comme le registre spécial des procès-verbaux d’assemblées générales ou le registre des mouvements de titres.
Traditionnellement, les différents registres de sociétés sont tenus sur des journaux papiers, et remplis manuellement. Le registre doit préalablement être coté et paraphé par le greffe du tribunal de commerce.
Outre son caractère contraignant, la tenue des registres de sociétés papier fait naître des risques pour l’entreprise :
Pour réduire ces risques et dans une optique de modernisation de la vie des sociétés, des décrets modifiant le Code de commerce ont permis de :
Le décret n° 2018-1226 du 24 décembre 2018 autorise en effet ces sociétés à recourir à un dispositif d’enregistrement électronique partagé (DEEP) pour représenter et transmettre leurs titres. Concrètement, le registre de mouvements de titres sera tenu sur une blockchain, publique ou privée ;
À savoir : en SAS, la dématérialisation du registre spécial des assemblées doit être expressément prévue par les statuts juridiques.
Les décrets de 2018 et de 2019 instaurent un principe d’équivalence entre les registres de sociétés papiers et les registres de sociétés dématérialisés, dès lors que la technologie de dématérialisation offre les mêmes garanties que l’inscription manuscrite.
Ce sera le cas dès lors que l’entreprise recourt à une blockchain pour la tenue des registres, et que les actes juridiques sont signés moyennant un dispositif de signature électronique avancé répondant aux prescriptions du règlement (UE) n°910/2014 .
La dématérialisation des registres des sociétés s’effectue donc grâce à la signature électronique et à la blockchain.
Comme en disposent les différents articles du Code de commerce pour les registres spéciaux de chaque type de société, la signature électronique doit au minimum respecter les exigences relatives à la signature électronique avancée du règlement susmentionné.
Le règlement prévoit 4 niveaux de sécurité des signatures électroniques. La signature électronique avancée en constitue le second. Pour être qualifiée comme telle, elle doit, selon les termes du texte :
Dès lors que ces exigences sont respectées, la signature électronique possède la même valeur légale que la signature manuscrite.
À savoir : un système d’horodatage rend infalsifiable la date de signature des PV d’AG.
La blockchain est une base de données informatique protégée par cryptographie (un procédé qui assure la confidentialité des informations grâce au cryptage). Elle permet de sécuriser la transmission et le stockage des données, grâce à un système de duplication sur de nombreux ordinateurs installés dans le monde entier.
Traduite par chaîne de blocs en français, la blockchain comporte la liste de tous les échanges intervenus entre ses utilisateurs depuis sa création. Concrètement, un nouveau bloc est créé à chaque nouvelle information enregistrée, qui contient l’historique du bloc précédent. Ce procédé rend ainsi infalsifiable les informations contenues dans les blocs.
Pour la tenue des registres de sociétés dématérialisés, l’entreprise a le choix entre :
Retranscrire manuellement les décisions d’assemblée générale ou les mouvements de titres, par exemple, présente des risques d’erreurs humaines ou de falsification.
Par ailleurs, le stockage des différents registres prend de la place, et ceux-ci peuvent être détériorés par l’action du temps, détruits par un incendie ou perdus au cours d’un déménagement.
La possibilité de dématérialiser les registres sur une blockchain permet de s’affranchir de ces risques. La blockchain possède en effet un caractère infalsifiable, qui permet de répondre à la problématique de l’authenticité. Elle assure l’intégrité des actes, documents ou mouvements de titres qu’elle contient.
Le stockage numérique des registres permet enfin de libérer de l’espace et rend impossible l’altération des registres.
Grâce à la signature électronique et à la technologie de la blockchain, il n’est plus nécessaire de faire signer manuellement chaque associé. Un gain de temps certain !
Il n’est plus non plus nécessaire de se déplacer au greffe du tribunal de commerce pour coter et parapher les registres.
Sans compter qu’étant facile d’accès et d’utilisation, la blockchain permet un partage rapide des données.
Toutes les structures juridiques peuvent dématérialiser des registres de sociétés et actes juridiques. Voici la liste des registres et actes qu’il est possible de dématérialiser en fonction de leur nature.
En SNC, EURL, SARL et en société en commandite simple (SCS), il est possible de dématérialiser les PV d’AG et le registre des délibérations des associés.
Les sociétés par actions peuvent dématérialiser :
À savoir : il est aussi possible de dématérialiser certains documents comptables, comme le livre inventaire, ou des registres sociaux comme le registre unique du personnel.
En société civile, il est possible de dématérialiser les PV d’assemblées et le registre des délibérations des associés.
À savoir : les micro-entrepreneurs peuvent également dématérialiser le registre des achats et le livre de recettes.
Vous pouvez dématérialiser les registres de gouvernance grâce à des logiciels spécialisés, qui s’appuient sur des blockchains privées.
Izikap vous propose un logiciel de dématérialisation du registre des mouvements de titres et de la table de capitalisation. Notre logiciel comporte des fonctionnalités permettant notamment :
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Vous pouvez dématérialiser le registre de mouvements de titres, le registre des procès-verbaux des assemblées générales et des décisions, le registre de présence aux réunions des actionnaires ou des membres du conseil d’administration ou du conseil de surveillance en SAS et SA.
Les sociétés de capitaux peuvent dématérialiser les registres, décisions et procès-verbaux. Les autres sociétés comme la SNC peuvent dématérialiser les registres de procès-verbaux, le registre de présence et de délibération des administrateurs…
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