- Analyse de vos besoins
- Qualification des documents à numériser
- Prise en charge des originaux papier
- Tri, dégrafage…
- Paramétrage de la chaîne de numérisation
La transition du support papier au format numérique est devenue une nécessité incontournable pour les entreprises, garantissant la sécurité de leur patrimoine informationnel dans un emplacement centralisé.
Grâce à l’extraction des données numérisées, vous ne faites pas que protéger vos documents, vous libérez également le potentiel de vos collaborateurs :
- Productivité améliorée avec la recherche d’information instantanée
- Diffusion d’information plus rapide et disponibilité immédiate
Les étapes de la reprise de l’existant
Assurez la traçabilité de chaque opération du processus de numérisation
Audit de préparation
Audit de préparation
Numérisation et indexation
Numérisation et indexation
- Numérisation “ SIMPLE ” ou à valeur probatoire
- Empreinte numérique et horodatage
- Extraction des métadonnées (LAD/RAD/OCD)
- Contrôle et PV de conformité
- Indexation des documents
Traitement des flux
Traitement des flux
- Intégration dans les SI métiers
- Migration des registres numérisés dans Izikap
- Stockage en coffre-fort numérique
Archivage physique et reporting
Archivage physique et reporting
- Conservation des originaux papier dans l’un de nos sites de conservation hautement sécurisé
- Restitution ou destruction
- Traçabilité des opérations
- Statistiques d’activité
Pourquoi dématérialiser les registre de sociétés ?
Une activité rentabilisée
- Gestion rationalisée des ressources
- Diminution des coûts cachés
- Diminution du coût lié aux m²
- Valorisation de votre cabinet
Un gain de temps
- Centralisation des données
- Recherches simplifiées et plus rapides
- Autonomie et liberté de travailler à distance
Une gestion sécurisée des données
- Conformité RGPD
- Gestion des durées légales de conservation
- Stockage sécurisé des données
Les forces de Xelians
Un partenaire certifié :
- 1er prestataire certifié NF Z42-026, depuis 2019, pour la numérisation fidèle
- 1er opérateur certifié NF Z42-013, depuis 2013, sur l’ensemble de la chaîne documentaire, de la numérisation à l’archivage
- ISO 9001 (gestion de la qualité) et ISO 27001 (gestion de la sécurité de l’information)
Une équipe projets expérimentée :
Nous vous offrons un accompagnement personnalisé, un projet de numérisation sur-mesure, ainsi qu’une assistance à la conduite du changement pour répondre pleinement à votre besoin.
Pour aller plus loin
Prestation Numérisation
Prestation Archivage physique
Coffre-fort numérique