Vous venez de créer votre société ? Vous devez tenir à jour de nombreux registres obligatoires en SAS, relatifs à la comptabilité, à la vie de la société, au personnel et à la sécurité. Voici la liste !
De plein droit, la société par actions simplifiée est soumise à l’impôt sur les sociétés. Elle doit tenir une fois par an une assemblée générale, pour présenter les comptes aux actionnaires. Le président doit ainsi tenir une comptabilité, pour s’acquitter de cette obligation.
Les trois registres comptables suivants, obligatoires ou facultatifs, peuvent être tenus en version papier ou sur un support dématérialisé, à condition que ce dernier soit clairement identifié, numéroté et daté de manière sécurisée pour assurer son authenticité.
Bien que l’absence de tenue de ces registres comptables ne soit pas sanctionnée, des actes de falsification ou l’utilisation de faux documents peut entraîner des sanctions allant jusqu’à trois ans d’emprisonnement et une amende de 225 000 euros.
Premier registre obligatoire en SAS, le livre journal où la société consigne quotidiennement et par ordre chronologique toutes les transactions financières qui impactent ses actifs, comme les ventes, les achats et les dépenses.
Chaque entrée dans le livre détaille la nature de l’opération et fournit les références des documents justificatifs associés.
Le livre peut être coté et paraphé par le greffier du tribunal de commerce dont relève l’entreprise.
Les données enregistrées dans le livre journal doivent être archivées pendant 10 ans après la fin de l’exercice comptable concerné. De même, toutes les pièces justificatives liées à la comptabilité, comme les factures et bons de commande, doivent être conservées pendant 10 ans.
Ce registre comptable obligatoire en SAS contient les informations du livre-journal et répartit les achats et les dépenses entre les différents comptes, en fonction de ce que prévoit le plan comptable.
Les données doivent aussi être mentionnées de manière chronologique et conservées pendant 10 ans, tout comme leurs pièces justificatives.
Si l’inventaire annuel des éléments d’actifs et de passifs est une obligation, le livre inventaire reste facultatif, mais fortement recommandé.
Le livre inventaire et ses justificatifs doivent être conservés pendant 10 ans.
En cours de vie sociale, des associés quittent la société ou entrent dans le capital social et des assemblées générales ordinaires et extraordinaires sont régulièrement organisées. Pour garantir la transparence des décisions et de la composition de l’actionnariat, vous devez tenir à jour des registres sociaux.
L’article R.228-8 du Code de commerce impose aux SAS de tenir un registre de mouvements de titres. L’absence de tenue n’est pas sanctionnée, mais le registre rend opposable la cession de titres entre le vendeur et l’acquéreur, d’où son importance.
Le registre de mouvements de titres recense de manière chronologique l’intégralité des opérations portant sur le capital social (cessions, démembrements de titres, nantissements…).
Depuis le décret n° 2018-1226 du 24 décembre 2018, vous n’êtes plus obligé de faire coter et parapher un registre papier, vous pouvez opter pour un registre de mouvements de titres dématérialisé, tenu sur un « dispositif d’enregistrement électronique partagé » (DEEP). Ils possèdent tous les deux la même valeur juridique.
À savoir : le registre comporte la date de l’opération, l’identité des propriétaires des titres, le nombre de titres, la catégorie et leur numéro. Les informations doivent être conservées pendant 6 ans.
Lire aussi : Pourquoi adopter la dématérialisation des registres de société pour votre entreprise ?
Les décisions affectant la vie sociale et prises par la collectivé des actionnaires rassemblés en assemblées générales font l’objet d’un procès-verbal. Ces procès-verbaux sont ensuite classés par ordre chronologique dans un registre de procès-verbaux, aussi appelé registre des assemblées générales.
Classiquement, les PV sont dressés sur des feuilles paraphées par le greffe du tribunal de commerce, judiciaire, le maire ou son adjoint et numérotées sans discontinuité. Pour vous simplifier la tâche, vous pouvez opter pour la dématérialisation du registre d’assemblées générales, laquelle, grâce à la datation par système d’horodatage, garantit son authenticité.
Le registre des actionnaires se compose de deux registres :
Ces deux documents permettent de tenir à jour la table de capitalisation. Ils peuvent être tenus en version papier, avec des feuilles cotées et paraphées par une autorité compétente, ou sur un DEEP.
À savoir : à la création de votre SAS, vous devez remplir le registre des bénéficiaires effectifs (RBE). Il n’est pas conservé au sein de la société, mais au greffe du tribunal de commerce, et chaque modification doit lui être signalée afin qu’il mette à jour le registre.
En tant qu’employeur, la société doit tenir un certain nombre de registres obligatoires liés au personnel.
Vous devez inscrire à l’encre indélébile chaque salarié que vous recrutez, au moment de son embauche, sur le registre unique du personnel (RUP).
Vous devez renseigner un certain nombre d’informations comme :
Ces données doivent être conservées pendant 5 ans, à des fins de contrôle de l’URSSAF.
Vous devez analyser et indiquer tous les dangers que votre entreprise ou activité fait peser sur la santé et la sécurité des salariés. Le DUERP recense l’intégralité des risques professionnels auxquels le personnel s’expose, comme la chute.
Le DUERP doit être mis à jour :
Le DUERP doit être conservé pendant 40 ans, et des sanctions sont prévues si vous n’inscrivez pas ou ne mettez pas à jour ce registre obligatoire en SAS.
L’article L.2315-22 du Code du travail impose la tenue de ce registre spécial, qui doit rester à la disposition des salariés. Il comprend les questions posées avant les réunions entre employeurs et personnel du CSE et les réponses données par l’employeur.
À savoir : l’absence de tenue de ce registre est sanctionnée par une amende de 7 500 euros.
Parmi les autres registres de la SAS en matière de personnel, citons :
L’employeur assure la santé et la sécurité des salariés.
Si les salariés ou le CSE constate qu’un procédé de fabrication mis au point ou utilisé par la société fait courir un risque à l’environnement ou à la santé publique, ils peuvent émettre une alerte, laquelle devra être consignée sur un registre obligatoire (sanction : 10 000 euros d’amence et 7 500 euros si le registre n’est pas à disposition du CSE.
Le CSE consigne dans ce registre les dangers et graves et imminents, avec des informations sur la cause et la nature du danger, les postes de travail et les salariés concernés.
Dès lors que votre entreprise collecte régulièrement ou possède des données personnelles, elle doit tenir ce registre. Il doit contenir un certain nombre d’informations comme le nom et les coordonnées du responsable du traitement des données.
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Registres de sociétés Registre d’assemblées générales
Les registres comptables (livre-journal, grand livre et livre d’inventaire), les registres sociaux (registre des PV d’AG et registre des mouvements de titres), les registres pour le personnel (RUP, DUERP, registre de consignation des alertes, registre des questions du CSE).
Le livre-journal, le grand livre, et le livre d’inventaire. Vous devez les tenir de manière chronologique, sans blanc, ni rature. Les pièces justificatives doivent être conservées pendant 10 ans.
Les employeurs doivent tenir le registre unique du personnel, le document unique d’évaluation des risques professionnels et le registre des accidents du travail bénins non déclarés.
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