Société mère à l'étranger : comment faciliter la gestion de l'actionnariat d'une filiale en France ?

La gestion de l’actionnariat d’une filiale en France pour une société mère à l’étranger pose de nombreux défis, notamment en matière de gouvernance et de conformité. La digitalisation des registres d’entreprise s’impose comme une solution efficace pour la simplifier. Les groupes internationaux peuvent ainsi assurer la traçabilité des mouvements de titres, faciliter le processus décisionnel à distance et limiter les coûts opérationnels.

A. Qu’est-ce qu’une filiale en droit français ?

Juridiquement, la filiale est une société dont le capital social est détenu à plus de 50 % par une autre entreprise, la société mère. Cette dernière dispose donc d’un pouvoir de contrôle et de direction sur les affaires courantes de la filiale, via la participation aux décisions.

Fiscalement, une société peut être qualifiée de filiale et se voir appliquer le régime de faveur mère fille dès lors que la mère possède au moins 5 % des parts sociales.

B. Gouvernance d’un groupe international : quels enjeux ?

La filiale en France, bien que partie prenante d’un groupe international, est une entité juridiquement indépendante. Elle possède sa propre personnalité juridique et est soumise aux lois françaises.

La filiale doit notamment tenir des registres légaux pour assurer sa conformité juridique et la transparence de ses opérations. Selon sa forme juridique, elle doit disposer :

• D’un registre de mouvements de titres, qui recense l’intégralité des opérations intervenant sur le capital social. Il se duplique sur la table de capitalisation, qui permet de connaître la composition de l’actionnariat à un moment T ;
• Le registre des décisions des assemblées générales : il comprend l’ensemble des décisions intervenues dans le cadre d’une AGA ou d’une AGE ;
• Les registres de décisions des organes administrateurs, comme le conseil d’administration.

Dans le cadre d’un groupe transnational, tenir à jour ces registres se révèle complexe. Le format papier n’assure pas l’accessibilité et la traçabilité des informations à tout moment. L’envoi des différents documents se révèle en outre coûteux. Pour faciliter la gestion et la gouvernance d’entreprise, vous pouvez opter pour la dématérialisation des registres de société.

C. Dématérialisation des registres de sociétés : que dit la loi française ?

Depuis un décret de 2018, il est possible en France de tenir les registres de sociétés (registre de mouvement de titres, table de capitalisation, registres d’actionnaires, registre des décisions…) sur un dispositif d’enregistrement électronique partagé (DEEP). Autrement dit sur un registre dématérialisé, stocké sur une blockchain.

La blockchain est une base de données dématérialisée, hébergée sur différents ordinateurs installés partout dans le monde. Elle peut être publique (tout le monde y a accès) ou privée (seuls les utilisateurs autorisés peuvent y accéder).

La blockchain contient des informations sous forme de blocs. À chaque nouvelle transaction, par exemple l’inscription d’un ordre en compte-titres, un nouveau bloc est créé, qui contient également tout l’historique des transactions précédentes. Grâce à la décentralisation et à un consensus de validation des transactions, les données contenues dans la blockchain sont infalsifiables.

Par ailleurs, il est possible de signer électroniquement les documents, par exemple les résolutions discutées en assemblée générale. Le niveau de sécurité de la signature doit toutefois respecter les prescriptions du règlement européen eIDAS pour garantir l’équivalence de la valeur juridique des décisions.

D. Quels sont les avantages de la dématérialisation en entreprise ?

Le registre dématérialisé sur blockchain assure la sécurité et la traçabilité des informations. Chaque mouvement de titres est enregistré et horodaté sur la blockchain et ne peut plus être modifié. Vous supprimez ainsi le risque de falsification des informations.

Outre la conformité légale, la digitalisation des registres d’actionnaires propose des avantages opérationnels et financiers aux groupes de sociétés.

1. L’automatisation de la tenue des registres

La tenue manuelle des registres nécessite du temps et mobilise des ressources humaines sans apporter de valeur ajoutée. Avec un registre numérique, ces tâches sont automatisées, ce qui évite les erreurs humaines et permet de réallouer les ressources vers des activités plus productives.

2. La réduction des coûts opérationnels

En outre, la dématérialisation supprime les frais liés à l’impression, au stockage et à l’envoi de documents papier, et les contraintes liées à leur stockage. Chaque registre est en effet conservé dans un coffre-fort numérique, accessible à tout moment.

3. L’accessibilité des registres à tout moment

L’accessibilité constitue un autre atout de la dématérialisation de la gouvernance. Tous les utilisateurs autorisés peuvent se connecter à la solution numérique 24/7, où qu’ils se trouvent dans le monde. Elle facilite également les audits et contrôles, notamment de conformité. Vous pouvez récupérer en quelques clics toutes les données demandées par l’administration.

4. Une plus grande participation aux décisions

La dématérialisation s’applique aussi à l’organisation et à la tenue des assemblées générales. Le logiciel permet notamment de générer automatiquement les feuilles de présence, d’importer et de partager les procès-verbaux, qui pourront aussi être signés par voie numérique.

Les actionnaires étrangers peuvent alors participer à distance aux AG et voter en ligne. À la clé, plus de transparence et de participation dans le processus décisionnel.

5. Rapidité des transactions

Enfin, la dématérialisation assure une plus grande rapidité dans les transactions. Les documents peuvent être générés automatiquement et envoyés par mail pour être signés électroniquement. Une fois les informations saisies, le logiciel mettra instantanément à jour les registres et la table de capitalisation.

E. Izikap, la solution clé pour gérer la relation mère filiale

Izikap est une plateforme intuitive, entièrement dématérialisée, qui permet de gérer les registres de société en France comme à l’étranger, car elle est disponible en français et en anglais. Elle centralise l’ensemble des informations sur la même interface, ce qui simplifie la gouvernance.

Blockchain et consensus de validation d’Izikap

Izikap s’appuie sur la technologie blockchain Tezos pour garantir l’intégrité et la sécurité des registres de sociétés. Elle utilise un consensus de validation Proof of Stake (PoS), qui réduit significativement la consommation d’énergie par rapport aux systèmes Proof of Work (PoW). Vous pouvez ainsi rester dans une démarche de développement durable et respecter vos objectifs de réduction d’empreinte carbone.

L’accès sécurisé à Izikap

Pour être en adéquation avec le haut niveau de sécurité exigé par la réglementation, Izikap vous propose un module de double authentification des utilisateurs. Outre leur mot de passe, ils devront renseigner un code reçu par mail ou email pour accéder à la plateforme.

La signature électronique avec Izikap

Izikap assure également un haut niveau de sécurité pour la Le logiciel propose de signer électroniquement les documents qui auront alors la même valeur juridique que ceux signés manuellement. Izikap intègre nativement la solution YouSign, et elle est compatible avec les autres solutions de signature électronique du marché.

F. Les avantages d’Izikap pour votre filiale en France et à l’étranger

Izikap vous propose des fonctionnalités avancées pour la gestion des mouvements de titres et des assemblées générales.

1. L’automatisation de la table de capitalisation en temps réel

La table de capitalisation est un document clé pour suivre l’évolution de l’actionnariat de la filiale. Elle permet d’avoir une vision claire et précise de la répartition du capital entre les actionnaires à un moment T.

Dématérialiser la table de capitalisation vous permet de réduire les risques d’erreurs liées aux mises à jour manuelles, fréquentes si vous utilisez Excel par exemple.

Intuitive et analytique, la table de capitalisation sur Izikap se met à jour automatiquement en temps réel, à chaque mouvement de titres enregistré.

Pour assurer plus de transparence sans compromettre les données qu’elle contient, vous pouvez accorder un accès en lecture seule aux actionnaires, mais aussi aux potentiels investisseurs.

Et comme vous avez facilement accès à l’historique des mouvements, vous pouvez prendre plus facilement des décisions stratégiques sur la structuration du capital.

2. L’organisation simplifiée des assemblées générales

Grâce à son référentiel d’actionnaires, la plateforme Izikap permet de générer des feuilles de présence préremplies, de suivre en direct où en sont les signatures des procès-verbaux et de stocker tous les documents dans un coffre-fort numérique.

Vous êtes intéressé par la dématérialisation de vos documents d’entreprise et souhaitez reprendre l’existant ? Izikap vous propose un service de numérisation de vos archives.

3. La numérisation des archives

Le processus de numérisation débute par un audit de préparation, qui permet d’analyser les besoins spécifiques de votre entreprise et de qualifier les documents destinés à être numérisés. Il se poursuit sur la prise en charge des originaux papier, un tri méticuleux et la préparation des fichiers à la numérisation.

Les documents sont ensuite scannés avec un traitement qui peut être simple ou à valeur probatoire, selon les besoins en conformité. À cette étape, Izikap crée une empreinte numérique et un horodatage pour chaque fichier, afin d’en assurer la traçabilité. Après un contrôle qualité rigoureux, la numérisation est validée par un procès-verbal de conformité.

4. L’indexation des fichiers

Vient ensuite l’étape de l’indexation des fichiers, qui vise à faciliter la recherche et l’intégration des documents dans les systèmes d’information métiers.

Les métadonnées des documents sont extraites à l’aide de technologies avancées comme la lecture automatique de documents (LAD), la reconnaissance automatique de documents (RAD) ou encore l’OCR (reconnaissance optique de caractères).

5. Le stockage des données

Enfin, les fichiers numérisés sont stockés sur un coffre-fort numérique, qui garantit leur conservation et leur sécurité à long terme.

Les originaux papiers, quant à eux, peuvent être archivés de manière physique dans des installations hautement sécurisées ou détruits selon les besoins de l’entreprise.

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