Tout savoir sur les registres d'assemblée générale dématérialisés 

Jusqu’en 2019, vous n’aviez d’autre choix que de tenir le registre d’assemblée générale sous un format papier. Contraignant et peu sécurisant, il peut aujourd’hui être troqué contre un registre d’assemblée générale dématérialisé. Vous vous affranchissez ainsi du coût et des risques de stockage et simplifiez la gestion du registre, tout en étant en conformité avec la loi.

A. Qu’est-ce qu’un registre d’assemblée générale dématérialisé ?

Les décisions concernant la vie sociale d’une structure juridique sont prises soit par les organes dirigeants, soit par la collectivité des associés réunis en assemblée générale.

Les sociétés, quelle que soit leur forme juridique, doivent réunir a minima une assemblée générale ordinaire par an, pour l’approbation des comptes ou l’information des associés.

Les délibérations sociales doivent être retranscrites sur procès-verbal pour :

• Résumer l’ensemble des thématiques abordées au cours de l’assemblée générale ordinaire ou extraordinaire ;
• Établir le résultat d’un vote ou d’une délibération.

Cette disposition vise à assurer la transparence de la société et à se ménager des preuves en cas de litige ou de contrôle par une administration.

La législation du registre spécial d’assemblée générale

La tenue des assemblées générales donne lieu à la rédaction de procès-verbaux (PV). Classiquement, les PV d’assemblée générale sont rédigés sur des feuillets mobiles, numérotés sans discontinuité, cotés et paraphés par le greffe du tribunal de commerce, le greffe du tribunal judiciaire, le maire ou son adjoint.

Comme le prévoit le Code de commerce pour chaque forme juridique (voir par exemple l’article R.221-3 du Code de commerce), les PV doivent obligatoirement être insérés dans un classeur, que l’on appelle registre d’assemblée générale. Cette obligation concerne :

• Les sociétés à responsabilité limitée (SARL) ;
• Les sociétés par actions (SA) ;
• Les sociétés par actions simplifiées (SAS) ;
• Les sociétés en commandite simple (SCS) et sociétés en commandite par actions (SCA) ;
• Les sociétés civiles comme les SCI ;
• Les sociétés en nom collectif (SNC).

Les sociétés à associé unique comme la SASU et l’EURL sont aussi concernées, mais on parlera alors de registre des décisions de l’associé unique.

Le registre d’assemblée générale doit être tenu par ordre chronologique. Aucun feuillet ne peut être raturé ou rectifié, et ce, pour garantir l’absence de  falsification des documents sociaux. Le registre papier est mis à disposition des associés et actionnaires au siège social de la société.

À savoir : applicable aux sociétés commerciales, l’article L 238-4 du Code de commerce donne à tout intéressé la possibilité de saisir le président du tribunal de commerce afin “ d’enjoindre sous astreinte au président des organes de direction et d’administration de transcrire les procès-verbaux de ces réunions sur un registre spécial.”

La législation sur la dématérialisation du registre d’assemblée générale

Dans une optique de modernisation de la vie des sociétés, le gouvernement Macron avait engagé une procédure de digitalisation des registres obligatoires, avec, en 2018, la dématérialisation des registres de mouvements de titres.

Depuis le décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019, les sociétés commerciales et civiles peuvent opter pour la dématérialisation des registres d’assemblée générale, mais aussi d’autres registres comme celui des délibérations du conseil d’administration ou du conseil de surveillance et des délibérations d’actionnaires en SA.

Outre la possibilité d’externaliser la tenue du registre d’assemblée générale sur un support dématérialisé, ce texte autorise la signature électronique des procès-verbaux d’assemblée générale,  copies et délibérations des organes sociaux pour les sociétés commerciales et civiles.

Ce décret impose un niveau de sécurité minimum pour la signature électronique, sur la base du règlement eIDAS du 23 juillet 2014.

Lire aussi : Pourquoi adopter la dématérialisation des registres de société pour votre entreprise ?

B. Comment fonctionne la dématérialisation du registre de décisions ?

Si vous êtes familier des cryptomonnaies, vous connaissez sans doute déjà la technique blockchain. On la retrouve au cœur des dispositifs de dématérialisation des registres d’assemblée générale.

Le stockage du registre d’assemblée générale dématérialisé sur une blockchain

Développée à partir de 2008, la blockchain est une technologie qui vise à sécuriser la transmission et le stockage de données grâce à un procédé infalsifiable.

Concrètement, la blockchain fonctionne grâce à un réseau d’ordinateurs répartis à travers le monde, appelés nœuds. Les transactions sont enregistrées : 

• En temps réel avec une date et une heure certaines grâce à un dispositif d’horodatage ; 
• Dans une série de blocs connectés les uns aux autres pour former une chaîne.

Chaque nouveau bloc contient les données du bloc précédent, ainsi que les nouvelles données, et une copie est distribuée à chaque nœud, ce qui garantit l’intégrité et la sécurité des informations.

Le registre d’assemblée générale dématérialisé est ainsi stocké sur une blockchain, qui peut être :

• Publique : tout un chacun peut consulter les données ;
• Privée : seul un groupe restreint d’utilisateurs dispose d’un droit d’accès.

La signature électronique des PV d’AG dématérialisés

L’article 26 du réglement eIDAS impose un niveau de signature électronique avancé des PV dématérialisés, qui doit satisfaire les conditions suivantes :

• Être liée au signataire de manière univoque ;
• Permettre d’identifier le signataire ;
• Avoir été créée à l’aide de données de création de signature électronique que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif ;
• Être liée aux données associées à cette signature de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable.

Lire aussi : Comment optimiser la gestion du registre des actionnaires ?

Les inscriptions à mentionner sur les PV dématérialisés du registre d’assemblée générale

Pour que votre registre d’assemblée générale dématérialisé soit conforme aux prescriptions légales, encore faut-il que les PV comprennent les mentions obligatoires minimum applicables à chaque type de structure juridique, comme :

• la date et le lieu de la réunion ;
• le mode de convocation ;
• l’ordre du jour ;
• un résumé des débats ;
• le texte des résolutions mises aux voix ;
• le résultat des votes…

C. Quels sont les avantages de dématérialiser la tenue du registre d’assemblée générale ?

Digitaliser la tenue du registre d’assemblée générale présente de nombreux avantages, notamment en termes de sécurisation des données et du stockage.

L’automatisation des données du registre d’assemblée générale dématérialisé

Le dirigeant peut être contraint de rédiger trois types de documents :

• Les convocations aux AG ;
• Les PV d’AG ;
• Les feuilles de présence.

Le dirigeant doit ainsi être formé pour savoir quelles mentions doivent obligatoirement être insérées dans ces documents. Par ailleurs, leur rédaction manuelle peut donner lieu à des erreurs humaines, par exemple sur le type d’assemblée ou la date.

Ces différents documents doivent en outre être signés et émargés. Le dirigeant doit donc savoir à tout moment qui a déjà signé ou non et relancer les associés et actionnaires le cas échéant.

Un logiciel spécialisé comme Izikap vous permet de supprimer les risques liés à la rédaction et aux oublis de signatures et d’émargements. Il comprend en effet des fonctionnalités permettant :

• D’automatiser l’édition de certaines données sur les documents (date et nom du PV, informations sur les actionnaires pour la feuille de présence…) ;

• D’horodater les PV et de leur donner un ordre, une date et une heure infalsifiables ;
• De proposer aux actionnaires et associés un processus de signature par SMS ou email. Ce processus vous permet de visualiser en temps réel l’état des signatures et de relancer si nécessaire.

Découvrez les fonctionnalités d’Izikap liées aux AG

La sécurité et le stockage du registre de décisions dématérialisé

Au fil des ans, le stockage des registres de décisions sous forme papier prend de plus en plus de place et devient de plus en plus coûteux. Par ailleurs, il n’offre pas de garanties de sécurité suffisantes contre la perte en cas de déménagement, la détérioration ou la destruction fortuite ou volontaire des documents.

Utilisée pour la gestion des registres d’assemblée générale, la technologie de la blockchain permet de s’affranchir de ces risques.  Le stockage s’effectue en effet de manière sécurisée sur votre coffre-fort numérique.

La gestion simplifiée du registre d’assemblée générale dématérialisé

Grâce à la dématérialisation du registre des décisions, vous n’avez plus à perdre de temps à vous rendre au tribunal ou en mairie pour faire coter et parapher les feuilles mobiles. Le système d’horodatage de vos PV sur le logiciel Izikap assure leur conformité avec la loi.

L’accessibilité du registre d’assemblée générale dématérialisé

Le registre de décisions papier doit être mis à la disposition des associés ou actionnaires au siège social de la société, ce qui rend la consultation des PV complexe pour ceux qui ne résident pas à proximité.

Par ailleurs, les dirigeants peuvent avoir à se reporter à des décisions antérieures pour en retrouver le contenu, ce qui peut prendre du temps.

Izikap offre une solution innovante à ces deux contraintes en vous proposant :

• De générer automatiquement des feuilles de présences grâce au référentiel des actionnaires
• De transmettre les procès-verbaux en quelques clics ;
• De consulter à tout moment l’historique de vos registres de décisions.
• De partager ou exporter librement l’ensemble du registre de décisions

Vous êtes convaincu de l’utilité d’un logiciel de dématérialisation du registre d’AG ? N’attendez plus pour prendre un RDV d’information !

POUR ALLER PLUS LOIN

Comment tenir un registre des assemblées générales ?

Pour tenir un registre des assemblées générales, vous pouvez opter pour un registre papier, dont la tenue est chronophage, et le stockage, non sécurisé, volumineux et coûteux. Préférez un registre dématérialisé, qui vous affranchit de ces contraintes grâce à la blockchain.

Comment enregistrer une assemblée générale ?

Vous devez enregistrer ce qui s’est dit et voté au cours de l’AG, sur des PV papiers ou des PV électroniques. Ces derniers doivent être signés conformément aux règles de l’eIDAS et seront stockés sur une blockchain.

Comment faire coter et parapher un registre ?

Vous devez demander des feuillets cotés et paraphés au greffe du tribunal de commerce ou du tribunal judiciaire, au maire ou à son adjoint. Pour vous simplifier la vie, préférez la dématérialisation du registre d’assemblée, qui prévoit l’horodatage des PV.